Choisir les bons locaux pour vos bureaux est primordial. Ils ont un impact déterminant sur la finalité du projet. Les locaux permettront-ils l’aménagement de bureaux optimal ? Répondront-ils aux besoins spécifiques de l’entreprise ? Sauront-ils satisfaire les exigences des utilisateurs et des clients ?
Voici nos 10 conseils pour établir un cahier des charges exhaustif et détaillé avant de vous lancer dans votre recherche immobilière.
DETERMINEZ LA FORMULE QUI VOUS CONVIENT
L’espace de co-working est une solution intéressante pour une jeune entreprise qui démarre. En effet, sa flexibilité permet de s’adapter au développement de l’entreprise et de répondre rapidement à ses besoins évolutifs. Les aménagements sont souvent innovants, l’expérience de travail est agréable et l’effervescence entrepreneuriale peut s’avérer très stimulante.
Néanmoins, l’espace de co-working a ses limites. Une entreprise qui a acquis une bonne stabilité financière aura besoin d’un espace bien à elle pour y réunir ses équipes dans un aménagement de bureaux adapté. La confidentialité sera préservée et la sécurité des données mieux protégée. Par ailleurs, ses bureaux, plus statutaires, lui permettront de véhiculer son image et ses valeurs et de rassembler clients et collaborateurs autour d’un véritable esprit d’entreprise.
EVALUEZ LE TAUX D’OCCUPATION
Le télétravail, déjà en développement avant la crise sanitaire du Coronavirus, se généralise aujourd’hui dans toutes les entreprises. Les collaborateurs sont de plus en plus nomades et les postes de travail attribués davantage inoccupés.
Ainsi, plutôt que de se baser sur l’effectif réel de l’entreprise, nous vous conseillons de définir le taux d’occupation des locaux. En accroissant le temps d’utilisation et la densité des postes de travail, vous rationnaliserez votre besoin en terme de surface. Il conviendra alors d’opter pour un aménagement modulaire spécialement adapté aux collaborateurs nomades (flex office, plug & play).
ESTIMEZ LA SURFACE
On est trop souvent tentés de calculer la surface de bureaux nécessaire selon le nombre de collaborateurs (10/15m2 par utilisateur). C’est une erreur. Les nouveaux modes de travail et le nomadisme des collaborateurs impliquent une organisation de travail différente. Les espaces de travail s’organisent davantage selon l’activité (créativité, collaboration, concentration, confidentialité, réunions…) au détriment du schéma conventionnel.
Outre les espaces de travail, il faudra prendre en compte les espaces de convivialité et les espaces dédiés au bien-être des collaborateurs. Ils favorisent l’esprit d’équipe, la productivité et l’adhésion des collaborateurs au projet de déménagement.
Enfin, selon la typologie de l’espace et les besoins spécifiques de l’entreprise, il ne faudra pas négliger l’emprise des espaces fonctionnels : accueil, circulation, sanitaires, locaux techniques, zones d’impression, archives, stockage, show-room, espace de vente, etc…
D’autre part, n’oubliez pas d’anticiper le développement de votre entreprise à moyen terme. Projetez-vous dans l’avenir et intégrez la stratégie de recrutement dans votre réflexion afin d’imaginer l’espace dont vous aurez besoin dans les années à venir.
Il est indispensable que vos futurs nouveaux talents soient accueillis dans les meilleures conditions de travail.
CIBLEZ LA JUSTE LOCALISATION
L’emplacement géographique est un facteur clef autant du point de vue sociologique qu’économique. Il impactera directement la vie des collaborateurs et vos relations commerciales avec vos clients et vos fournisseurs.
L’accessibilité (transports en communs, parking) est évidemment un point central de cette réflexion. Il faudra tenter de limiter au maximum l’augmentation du temps de transport des collaborateurs. Ayez en tête que cet argument aura une incidence sur la fidélisation et le recrutement de vos talents. La proximité de commerces, restaurants, espaces verts, salle de sport,… seront également de bons atouts pour satisfaire vos collaborateurs.
Un autre aspect à prendre en compte est l’adresse. En effet, celle que vous choisirez devra refléter l’image que votre entreprise souhaite renvoyer.
Le prix sera sans doute le facteur déterminant pour finaliser votre choix.
FIXEZ VOTRE BUDGET
Le prix est un facteur majeur pour l’entreprise. Il est donc indispensable de bien évaluer son budget. Opter pour des locaux trop chers risque de fragiliser la trésorerie. Il n’est pas non plus envisageable d’opter pour les locaux les moins chers au risque d’anéantir la dynamique positive du changement.
Ne sous-évaluez pas les frais engendrés par le déménagement. En effet, le budget alloué aux travaux et à l’aménagement est souvent mal estimé. Gardez en tête que ce déménagement est une opportunité pour mettre en place une organisation nouvelle du travail qui optimisera la performance et la productivité de votre entreprise pour les années à venir. Vous ne déménagerez pas tous les ans, c’est donc le moment idéal pour investir !
DETERMINEZ LES PRESTATIONS DONT VOUS AUREZ BESOIN
Nombre d’immeubles de bureaux proposent à leurs locataires des prestations exclusives. Ainsi, avant de vous lancer dans les visites, établissez la liste hiérarchisée des équipements et services dont votre entreprise aura besoin : accessibilité (parking, local vélo,…), restaurants d’entreprise, espaces extérieurs, salle de sport, gardiennage, gestion des accès, accueil 24h/24h, label environnemental, performance énergétique
FAMILIARISEZ-VOUS AVEC LE JARGON IMMOBILIER
Afin d’éviter les mauvaises surprises, familiarisez-vous avec le jargon immobilier et faites bien la distinction entre surface utile et surface locative. La surface utile est celle dont vous avez besoin pour placer physiquement l’ensemble des équipes.
La surface locative comprend en plus de la surface utile, la surface des parties communes de l’immeuble (hall d’accueil, salles communes, sanitaires s’ils sont partagés entre plusieurs locataires) calculé au prorata entre les locataires.
Votre loyer, vos charges et vos impôts seront ainsi calculés sur la base de la surface locative.
IMPLIQUEZ VOS COLLABORATEURS
La clef d’une conduite du changement maitrisée est la communication. Vous pouvez d’ores et déjà amorcer le dialogue et impliquer vos collaborateurs dans ce projet ambitieux, porteur de progrès. Plutôt que de les mettre devant le fait accompli, présentez-leur les ambitions de l’entreprise dans cette décision de déménagement. Il y a fort à parier qu’ils seront force de proposition et qu’ils contribueront à l’amélioration du projet.
DEFINISSEZ LES GRANDES LIGNES DE VOTRE STRATEGIE D’AMENAGEMENT
Comme nous venons de le voir, la surface et l’agencement des locaux que vous chercherez dépendent des choix d’aménagement de bureaux que vous aurez fait. N’attendez donc pas d’avoir signé votre bail pour réfléchir à l’aménagement de vos nouveaux bureaux.
Quels problèmes cherchez-vous à résoudre par rapport à votre ancienne installation ? Quelles améliorations attendez-vous ?
Engagez dès maintenant la réflexion et définissez votre stratégie.
ENTOUREZ-VOUS DE PROFESSIONNELS
Toutes ces questions peuvent vous noyer d’interrogations et il est donc compréhensible que vous vous sentiez un peu désemparé. C’est le moment de vous entourer de professionnels qui connaissent parfaitement ces problématiques et sauront vous accompagner et vous aider à faire les bons choix.
Faites appel dès maintenant à l’aménageur de votre choix. Impliqué dès la naissance du projet, il vous aidera à formaliser un cahier des charges précis et exhaustif et vous conseillera afin de trouver les locaux les mieux adaptés à votre organisation. Les conseillers immobiliers seront, quant à eux, de précieux alliés pour vous proposer des produits qui répondront aux spécificités de votre cahier des charges.
Nous sommes à votre entière disposition pour discuter dès maintenant de votre projet : contact@lesbatisseurs.paris