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Aménagement d'un espace détente au sein des bureaux de Vestiaire Collective. Des canapés et des fauteuils sont disposés autour d'une table basse en bois. Une carte du monde, des plantes et une télévision

Flex office :
tout comprendre sur ce nouvel espace

Grâce à l’essor du télétravail, le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail a drastiquement diminué. Ce phénomène a poussé les entreprises à repenser leur aménagement de bureau pour réduire les surfaces louées. C’est ainsi que le flex office (bureau flexible) a été remis sur le devant de la scène. Quels sont les avantages ? Est-il adapté à toutes les structures ? Retour sur cette tendance.

Qu'est-ce que le flex office ?

Le flex office, dit également flexispace, est un mode d’organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. Alternant entre télétravail et présentiel, les employés n’ont plus de bureau attitré et possède chacun un casier pour ranger son matériel à la fin de la journée. Ainsi, le collaborateur est libre de choisir chaque jour, selon ses besoins, l’espace dans lequel il souhaite travailler. Les bureaux individuels deviennent ainsi des bureaux partagés par tous.

Cet environnement de travail moderne est loin d’être nouveau ! Adopté dès les années 90 par les grands groupes dont les collaborateurs sont constamment chez les clients, le phénomène ne s’était pas propagé jusqu’à la crise sanitaire. En effet, depuis plus de deux ans, le concept est en constante progression surtout au sein des startups. Selon l’Observatoire Actineo et Sociovision, de 2019, 14 % des salariés travaillent en flex office.

Le cabinet Greenworking estime que d’ici 2030, 40 à 50 % des bâtiments tertiaires suivront une logique de flex office. 

Quelle est la différence entre le flex office et le desk sharing ?

Le flex office et le desk sharing sont deux nouveaux modes de travail. Le desk sharing est une nouvelle organisation de l’espace de travail, basée sur le partage de bureaux. Ainsi, on assigne un même bureau fixe à plusieurs personnes. Cela permet de garder ses repères tout en changeant ses méthodes de travail. Le desk sharing semble idéal lorsque le télétravail est très présent dans l’entreprise, ou que les collaborateurs sont régulièrement en déplacement. Agile et convivial, ce concept permet de casser la routine du quotidien, stimuler la créativité, favoriser les interactions entre collègues et les projets collaboratifs.

Les startups privilégient le flex office propice à un environnement de travail dynamique. En effet, ces bureaux partagés leur offrent la flexibilité nécessaire pour faire évoluer leur équipe. Nul besoin de louer des bureaux à moitié vidé, le flex office permet, comme le coworking, de réduire les coûts. 

Aménagement d'un espace de travail en flex office. La création de différents espaces pour travailler, se reposer ou encore échanger avec ses collègues contribue à apporter un environnement de travail agréable.

Les avantages du flex office

Si de nombreuses sociétés ont adopté l’espace de travail partagé ce n’est pas pour suivre la tendance mais parce que ses bureaux à partager apportent des avantages. Les grandes entreprises sont nombreuses à avoir délaissé le bureau traditionnel en faveur des espaces partagés.

Favoriser le télétravail

Les entreprises qui ont adopté le flex office propose à leurs collaborateurs de télétravailler. Gain de temps, meilleur équilibre vie pro et vie perso… le télétravail est largement plébiscité par les salariés. Si les bénéfices sont multiples pour le télétravailleur, ils le sont tout autant pour l’employeur. Réduction des frais généraux, gain de productivité, réduction de l’absentéisme… cette organisation est un réel atout pour l’entreprise.

Bénéfices financiers et environnementaux

Depuis deux ans, le télétravail se démocratise en France. Et les sociétés l’ayant adopté ont tout intérêt à réduire la taille de leurs bureaux car l’immobilier est onéreux. N’oublions pas que les locaux d’une entreprise est le second poste de dépense après la masse salariale.

En plus de réaliser des économies, le télétravail permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre de l’entreprise grâce à la réduction des trajets quotidiens des salariés.

Créer un véritable esprit d'équipe

En n’ayant pas de bureau attitré, les employés vont rencontrer de nouvelles personnes et pas uniquement ceux de leur pôle. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise. Aussi, les collaborateurs iront plus facilement vers les autres pour échanger. D’ailleurs, cette nouvelle organisation des bureaux favorisera l’esprit d’équipe et la capacité à trouver de nouvelles solutions en groupe.

Aménager de nouveaux environnements

Le flex office oblige à repenser le bureau : moins de postes de travail et plus d’espaces communs qui renforcent le sentiment d’appartenance. Aussi, la multiplication des espaces communs favorise les échanges entre équipes. Travailler en open space doit obligatoirement intégrer des espaces de détente, des espaces de travail personnel ou encore des espaces de concentration.

Ces nouvelles conditions de travail visent à renforcer le bien être des employés. Une meilleure qualité de vie au travail impactera la productivité des salariés. D’ailleurs, selon une étude du cabinet JLL, 70 % des collaborateurs qui pratiquent le flex office estiment être plus productifs et 56 % assurent que la collaboration avec leur équipe s’est améliorée.

Les inconvénients du flex office

De plus en plus d’entreprises s’intéressent au flex office mais cette nouvelle façon de travailler n’est pas toujours adaptée à la structure. Voyons les principaux inconvénients de cette tendance.

Absence d'appropriation

Pas de bureau attitré signifie pas de décoration personnelle. Ce manque de personnalisation peut avoir un impact direct sur le sentiment d’appartenance. L’absence d’appropriation peut avoir des conséquences sur les repères organisationnels, pourtant essentiels pour la motivation. Pour combler l’absence d’un espace de travail personnalisé, il faut proposer un cadre de travail agréable qui répondent aux attentes des usagers.  

Tensions entre collaborateurs

Changer de bureau tous les jours est source de tensions de toute sorte entre les collaborateurs. Pour éviter ces conflits et faciliter la réservation d’un poste de travail ou d’un espace, les entreprises doivent adopter un système de réservation. Simple et efficace cela permettra une meilleure organisation des espaces disponibles.

Sentiment de déconsidération

D’un point de vue symbolique, mettre fin aux places attitrées remet en cause la place de chacun dans la société. Aussi, la distance qui se crée avec leur responsable hiérarchique les pousse à redoubler d’effort pour ne pas devenir invisibles aux yeux de leur chef.

Aménagement d'un bureau sur la thématique du basket. Le mur est décoré d'un gigantesque graffiti en noir et blanc.

Le flex office est-il intéressant ?

Après les différentes périodes de confinement, de nombreuses sociétés se sont mises au flex office pour réaliser des économies mais sans toujours prendre en compte les besoins des salariés. En effet, les collaborateurs nomades n’ont pas les mêmes besoins qu’un collaborateur sédentaire. Il est intéressant de se demander s’il faut passer tout l’effectif de l’entreprise en flex office ou bien en épargner certains.  Certaines entreprises ont opté pour cette option en choisissant de ne pas proposer de flex office aux fonctions support pour des raisons de confidentialité ou encore des employés administratifs qui sont des référents pour les salariés.

Aussi, le flex office ne semble pas convenir à tout le monde. En effet, selon une étude de la chaire Workplace Management de l’Essec (avril 2021), 73 % des salariés français qui travaillaient en flex office ne veulent pas revenir au bureau dans les mêmes conditions et 63% aimeraient dans l’idéal avoir un bureau fermé, individuel ou collectif. Dans ce contexte, l’aménagement en flex office doit être bien pensé et optimisé pour que cela convienne au plus grand nombre et n’impacte pas leur qualité de vie au travail. Il est essentiel de garder un environnement de travail stimulant qui améliore le bien-être de ses collaborateurs.

Comment réussir l'aménagement de ses bureaux ?

  • Pour tirer profit d’une nouvelle réorganisation des bureaux, il faut respecter plusieurs principes lors de l’aménagement des espaces. Voici quelques idées pour vous éclairer sur le sujet.
  • Définir la formule qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise et des salariés (flex office, open space, coworking, bureaux fermés, bureaux mobiles…) ;
  • Faire appel à des professionnels comme LES BATISSEURS pour construire toutes les facettes du projet (norme de sécurité, acoustique, luminosité, optimisation du taux d’occupation, ergonomie, etc.).

Notre équipe réfléchit à la disposition des différents espaces de travail afin de répondre à tous les besoins des salariés. Plusieurs espaces sont possibles :

  • Zone de travail (individuel, fermé, ouvert…) ;
  • Espace collaboratif ;
  • Lieu informel ;
  • Salle de réunion ;
  • Espace détente ;
  • Espace de créativité.

Ces différents lieux vont permettre d’améliorer la qualité de vie de vos salariés et de contribuer à leur bien-être. Pour une meilleure adhésion des usagers, nous créons un groupe d’ambassadeurs afin qu’ils nous listent les attentes de leurs collègues.

Enfin, les salariés doivent avoir accès à leur matériel de travail sans que cela soit stocké sur leur poste de travail. Il faudra donc penser à :

  • avoir des espaces de rangement individuels (des casiers…) ;
  • mettre à disposition des outils partagés (Google Drive…) ;
  • avoir du mobilier modulable et évolutif pour transformer les lieux au gré des besoins.

Des conseils pour votre aménagement ?

LES BATISSEURS est une agence spécialisée dans l’aménagement de bureaux écoresponsables. Nous accompagnons PME et startups dans leur besoin de (ré)aménagement. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet de (ré)aménagement. 

VOUS AVEZ UN PROJET ? NOUS SOMMES Là POUR VOUS ACCOMPAGNER !

Notre équipe est à votre disposition pour échanger
avec vous sur votre projet, vos envies et vos besoins.

Aménagement d'un couloir avec une moquette bicolore et un espace détente.