La crise sanitaire a bouleversé notre « consommation » du bureau et les entreprises se trouvent aujourd’hui confrontées à de nouvelles problématiques. La généralisation du télétravail a eu deux impacts majeurs sur l’occupation et l’usage des bureaux. D’une part, le taux d’occupation des bureaux a fortement chuté. D’autre part les collaborateurs manifestent un besoin croissant d’outils de collaboration lorsqu’ils se retrouvent au bureau. Qu’il s’agisse d’une problématique de surface, d’une modification de l’organisation du travail ou d’un désir d’améliorer les conditions de travail, pour nombre d’entreprises, le déménagement semble inéluctable. À moins qu’un réaménagement global des bureaux ne soit une solution plus immédiate, plus économique, moins chronophage.
Un réaménagement de bureaux pour répondre à une problématique de surface
Vous êtes à l’étroit dans vos locaux
L’augmentation des effectifs est probablement la meilleure raison de déménager. Néanmoins, en période transitoire, le réaménagement de vos bureaux vous permettra de gagner du temps et de repousser le moment du déménagement sans toutefois dégrader les conditions de travail de vos collaborateurs. De nouveaux usages alliés à un aménagement intelligent peuvent vous permettre de faire face à une forte croissance des effectifs.
- Flex office : la mise en place d’une politique de télétravail adossée à un aménagement des bureaux en flex office, c’est-à-dire avec des postes de travail en libre-service, peut vous permettre de diminuer considérablement la surface utile de l’espace de travail. Gardez toutefois en mémoire que ce type d’organisation du travail implique aussi la création de nouveaux espaces individuels et collectifs (casiers individuels, espaces de travail collaboratifs, phone booth) et doit impérativement prendre en compte les spécificités des métiers.
- Optimisation de l’espace : l’aménagement de vos bureaux demande peut-être simplement à être optimisé. Un aménagement intelligent permet parfois de pousser les murs. Un bureau très cloisonné, par exemple, présente une importante perte d’espace qu’il sera facile de gagner en décloisonnant.
- Changement de mobilier : Le mobilier est peut-être à revoir. Les bureaux et les armoires de rangement peuvent éventuellement être améliorés pour vous faire gagner de la place.
- Externalisation : Certains espaces de stockage ou votre local serveur sont potentiellement externalisables.
Le réaménagement a cependant ses limites face à une croissance d’effectifs. Il est impératif que vos effectifs respectent la législation et les contraintes règlementaires prévues par le code du travail et la sécurité incendie.
Vos bureaux vous semblent surdimensionnés
Vos collaborateurs sont moins présents au bureau et la surface de vos bureaux vous semble surdimensionnée pour vos besoins ? Vérifier votre contrat de bail, vous pourriez sous-louer ou partager une partie de vos bureaux. Au-delà de l’aspect économique cette solution vous permettra d’insuffler une véritable dynamique collaborative.
Un réaménagement des locaux sera alors nécessaire pour augmenter la flexibilité de l’espace afin de répondre aux besoins de vos futurs locataires et d’offrir à vos collaborateurs de nouveaux outils de travail plus collaboratifs.
Un réaménagement de bureaux pour s’adapter à une nouvelle organisation du travail
La crise de la Covid-19 a accéléré le changement dans notre organisation du travail. Le télétravail s’est installé durablement tout en faisant émerger un nouveau rôle pour nos bureaux. Lieu incarné de l’entreprise, le bureau transcende la culture d’entreprise. Il est également plébiscité comme le lieu du travail collaboratif où se créé les rencontres, les échanges et le partage entre les équipes. Porteur de ce nouveau rôle à jouer, le bureau doit se réinventer pour répondre aux besoins émergeants des collaborateurs.
Lorsque l’environnement de travail n’est plus en adéquation avec les modes de travail, il n’est peut-être pas nécessaire de déménager. Une révision profonde du space planning et un réaménagement des bureaux vous permettront d’être en parfaite harmonie avec votre nouvelle organisation du travail.
Un réaménagement de bureaux pour améliorer l’existant
Après quelques années dans vos locaux, il est possible que vous ayez constaté que ceux-ci ne sont pas parfaitement adapté à votre usage.
Un réaménagement vous permettra de corriger les défauts et d’intégrer de nouveaux espaces qui vous manquent :
- Un meilleur équilibre entre les espaces de travail individuel et les zones collaboratives
- Un ajustement du nombre et du capacitaire des salles de réunion
- Une meilleure prise en compte de la notion de bien-être au travail : amélioration de la luminosité et de l’acoustique, végétalisation, mobilier ergonomique…
- Une valorisation de la culture d’entreprise
- Une optimisation du système informatique
- Une révision du parcours utilisateurs et du parcours client
Autant d’exemples d’ajustements possibles pour adapter l’existant à vos besoins réels.
Les ressources à mettre en place
Moins lourd à mener, moins chronophage et moins perturbant pour les équipes, le réaménagement n’est toutefois pas un projet anodin. Le réaménagement implique un plan d’actions clairement défini et une gestion de projet méthodique équivalente à celle d’un aménagement dans un nouveau lieu. Ce type de projet requière des compétences pluridisciplinaires. Afin de d’obtenir les meilleurs résultats, il est fortement recommandé de vous faire accompagner au plus tôt dans votre réflexion par un professionnel de l’aménagement de bureaux qui vous aidera dès le début à faire les bons choix. Au-delà de son expertise celui-ci pourra enrichir votre projet d’une vision nouvelle et de solutions innovantes.
Les étapes clefs d’un (ré)aménagement de bureaux
Définition des objectifs et des enjeux du réaménagement
A ce stade, il est indispensable de s’interroger sur les enjeux du projet et notamment sur les aspirations de l’entreprise : Quelle culture d’entreprise ? Quelles pratiques managériales ? Quelles interactions entre les équipes ? Quels objectifs de recrutement à court, moyen, long terme ?
Les équipes doivent à leur tour être interrogées sur leurs besoins fonctionnels et techniques, sur leurs usages et leurs comportements.
Enfin, les potentialités et les contraintes du lieu permettront de cadrer les limites du projet.
Le space planning
Le space planning est la traduction de ces besoins et objectifs en plans. S’ajoutent alors à ces critères préalablement définis, les paramètres incontournables que sont le bien-être au travail, l’organisation du travail et la fonctionnalité.
Le pilotage des travaux
Dans le cas d’un réaménagement, le planning est crucial. Il s’agit d’intervenir dans une zone occupée. En fonction de la complexité du projet, il sera indispensable de mettre en place un planning d’intervention adapté. Les travaux les plus lourds et les plus bruyants pourront par exemple être envisagés pendant une période de fermeture de l’entreprise ou sur des plages horaires décalées.
La conduite du changement
Moins spectaculaire qu’un déménagement, le réaménagement reste néanmoins un changement majeur dans la vie des collaborateurs. Il est donc primordial de mener une vraie stratégie de conduite du changement. Celle-ci vous permettra de remporter l’adhésion des collaborateurs et d’assurer le succès de votre projet de réaménagement de bureaux. (voir notre article Comment favoriser l’adhésion des collaborateurs).
Quelque soit votre motivation pour changer votre espace de travail, le déménagement n’est pas la seule option. Un réaménagement intelligent et bien mené peut potentiellement vous permettre de rester dans vos locaux.
Nous sommes à votre entière disposition pour discuter dès maintenant de votre projet : contact@lesbatisseurs.paris