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Déménagement de bureaux : Comment favoriser l’adhésion des collaborateurs ?

Le déménagement des bureaux implique un bouleversement profond des habitudes des collaborateurs. Comme tout changement, il peut être mal perçu et vécu comme une menace. Déstabilisés, extraits de leur zone de confort, les collaborateurs peuvent ainsi avoir du mal à appréhender le changement allant même parfois jusqu’à développer un sentiment de rejet. 

Il est pourtant essentiel que les collaborateurs adhèrent à ce projet dont ils sont les principaux acteurs. Le succès du déménagement dépendra de leur implication. 

C’est pourquoi, une bonne maîtrise de la conduite du changement permettra de vaincre les résistances et d’assurer l’adoption du projet.

Voici nos quelques recommandations pour provoquer l’adhésion des collaborateurs.

De l’anticipation et une bonne préparation

Avant d’amorcer tout changement il est nécessaire d’en mesurer l’impact sur les collaborateurs. Un déménagement de bureaux engendre des changements d’habitudes, d’outils, de fonctionnement qui ne sont pas anodins et qui auront un impact fort sur les collaborateurs aussi bien d’un point de vue technique qu’émotionnel. 

Quelle que soit la qualité du nouvel environnement de travail, ce changement peut faire peur. La résistance au changement est naturelle et sans une préparation et un accompagnement, elle peut vite se transformer en blocage. 

Adoptez une attitude bienveillante et empathique et mettez-vous à leur place. Essayez de comprendre ce qu’ils pourront ressentir. Cette préparation indispensable vous permettra de faire face aux réticences lorsqu’elle se présenteront et d’y répondre avec justesse. Elle vous amènera peut-être à détecter des points d’améliorations et à rectifier d’ores et déjà certains aspects du projet.

Une écoute bienveillante et constructive

L’écoute attentive et la prise en compte des insatisfactions et des craintes émanant des équipes est indispensable. Il serait en effet contre-productif d’ignorer les alertes pertinentes des utilisateurs. Organisez des réunions individuelles et/ou collectives afin de donner la parole aux collaborateurs et d’écouter leur point de vue. 

Recueillez les attentes et les doutes de chacun. Ces remontées sont précieuses et vont permettre de mettre en lumière les points faibles du projet. Enfin, s’ils le souhaitent, invitez les collaborateurs à travailler avec vous afin de trouver des solutions adaptées et de résoudre les problèmes.

Une communication transparente et régulière

La communication est la base de tout management du changement. Les résistances les plus tenaces naissent du flou, du manque d’information et des rumeurs. Une communication transparente est donc indispensable. 

Le plus tôt possible, réunissez les équipes et exposez-leur les raisons du déménagement de bureaux et les ambitions du nouveau projet. Mettez en avant les avantages des nouveaux locaux et les bénéfices pour les collaborateurs.  Ne négligez pas de présenter également les points moins positifs. Ouvrez la discussion et répondez honnêtement aux questions. 

Vous devez démontrer que ce déménagement de bureaux est engagé pour le bénéfice de tous, et que les intérêts de chacun seront pris en compte dans la mesure du possible.

Un discours cohérent et ouvert favorisera l’adhésion des collaborateurs. 

Tout au long du projet, maintenez une communication régulière sur l’avancée du projet. Les supports de communication et les méthodes sont nombreuses : newsletter, journal interne, réunions d’informations,… Organisez des visites du futur site par petits groupes, dédiez un espace à l’exposition des plans, des visuels et même éventuellement du futur mobilier… Ces initiatives permettront aux collaborateurs de se projeter et de se familiariser avec leur futur espace de travail. 

Dès que possible, transmettez un livret de déménagement contenant toutes les informations importantes concernant le déménagement : les dates, les tâches qui incombent aux collaborateurs, les informations précises sur le nouveau lieu (accès, environnement, restaurants, commerces …). 

Une démarche participative, un projet collectif 

L’implication des collaborateurs est essentielle pour assurer l’adéquation du projet aux besoins des utilisateurs. Les collaborateurs seront d’autant plus enclins à s’approprier le nouvel aménagement des bureaux s’ils ont activement participé à son élaboration.

Autant que possible, impliquez les équipes dans ce projet collectif ! 

De nombreuses initiatives intéressantes peuvent être mises en place au bénéfice du résultat final :

  • Ambassadeurs : Nommez un groupe d’utilisateurs volontaires représentatif de la diversité des effectifs de l’entreprise (niveau hiérarchique, secteur d’activité, âge, engagement dans le projet,…). Ces ambassadeurs pourront être intégrés aux prises de décision au sein du comité de pilotage. Ils seront les garants de la pertinence du projet pour ses utilisateurs. 
  • Groupes de réflexion : Interrogez l’intelligence de vos équipes en les faisant réfléchir sur des sujets transversaux (règles de vie au bureau, bien-être au travail,…) ou spécifiques à leur domaine d’expertise (pour le service communication : l’intégration de l’image de marque de l’entreprise dans le projet, pour le service informatique : la mise en place des systèmes de communications dans les espaces…).
  • Challenges d’équipes : Engagez la compétitivité et lancez des challenges d’équipe portant sur des questions clefs (dématérialisation des archives, lutte contre le gaspillage, …).
  • Appel à idées : Sollicitez la créativité et les initiatives individuelles.  La bonne idée peut venir de là où vous ne l’attendez pas.
  • Enquête d’opinion : Quand les avis divergent au sein du comité de pilotage, l’enquête d’opinion peut s’avérer être une bonne solution pour trancher la question. 

En impliquant les collaborateurs dans le projet, vous favorisez une dynamique d’adhésion collective positive et participez à l’enrichissement global du projet. 

Une nouvelle vie de bureau 

De nouveaux bureaux impliquent généralement un changement des modes de travail. De nouveaux comportements au travail pourront être adoptés en concertation avec les équipes. Ainsi, une fois installés dans vos nouveaux bureaux, transmettez à tous les collaborateurs un livret d’accueil. Cet outil synthétisera toutes les informations pratiques concernant leur nouveau lieu de travail et présentera également les nouvelles règles de vie au bureau qui auront été préalablement définies avec les équipes. Sans tomber dans un encadrement trop strict ou trop rigide, il permettra de clarifier les consignes de l’entreprise sur des sujets variés comme par exemple les règles d’utilisation des espaces, les bons usages du téléphone en open space, la clean desk policy, … et permettra à chacun de trouver sa juste place dans ces nouveaux espaces. 

Nous sommes à votre entière disposition pour discuter dès maintenant de votre projet : contact@lesbatisseurs.paris 

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