Les entreprises ont pris la mesure de la richesse de l’intelligence collective. La notion de travail collaboratif est devenu un véritable leitmotiv. D’autant plus que la généralisation du télétravail a fait émerger un sentiment d’isolement des collaborateurs. Le bureau est désormais plébiscité comme le lieu indispensable pour renouer le lien entre les équipes.
Les entreprises se retrouvent aujourd’hui face à la nécessité de réaménager l’espace de travail. Comment le bureau doit-il s’adapter pour favoriser l’échange et à la collaborativité et récréer le lien indispensable entre les salariés ?
Le bureau, lieu incarné de l’entreprise
Si le télétravail offre des avantages incontestables, il a tendance à enfermer le collaborateur dans une bulle de solitude néfaste à la création. L’être humain a un besoin primaire de vivre en communauté et d’appartenir à un groupe. Selon le baromètre Ifop/SFL pour Paris Worksplace du 3 décembre 2020 « Dans l’esprit des salariés, le bureau doit rester le lieu « principal » de travail. 63 % des salariés souhaitent travailler la majorité de leur temps au bureau, seuls 8 % rêvent de travailler exclusivement à distance ».
Le bureau est le lieu incarné de l’entreprise. Il s’y crée le lien qui nourrit l’engagement des salariés. C’est le lieu indispensable pour mettre en œuvre les projets collaboratifs, innovants, créatifs, et au-delà, pour promouvoir la transmission, le partage de connaissance et la formation des juniors par leurs pairs. Autant de projets qui nécessitent l’interaction humaine.
Le bureau s’adapte
Avec la crise sanitaire du Covid-19 et la généralisation du télétravail, le taux d’occupation des bureaux a fortement chuté. Les entreprises se retrouvent donc confrontées à un dilemme sur l’utilité des mètres carrés de bureaux vides. L’exploitation de ces espaces vacants constitue une source de rationalisation des coûts non négligeable.
Parallèlement, les entreprises ont pris conscience de la valeur de l’intelligence collective et du travail collectif sur la productivité. En effet, les individus éprouvent plus de joie à travailler ensemble. Leur motivation est par ailleurs plus forte lorsqu’ils ne sont pas isolés car le sentiment d’appartenance à un groupe les incitent à se dépasser. Ils expriment ainsi plus d’intérêt et d’engagement dans leurs missions.
Pour ces raisons, le moment est idéal pour envisager l’optimisation de ses espaces en les rendant propices à la collaboration. Une stratégie qui s’avèrera payante pour les collaborateurs et pour l’entreprise.
Le bon mix
Si l’espace de travail collaboratif se caractérise par le décloisonnement des espaces, il ne faut pas pour autant le confondre avec l’open space. Bien que ces deux systèmes d’agencement mettent l’accent sur la collaboration, l’espace de travail collaboratif préconise davantage de solutions d’isolement et de confidentialité que l’open space. L’espace collaboratif vient pallier les inconvénients démontrés de l’open-space sur le bien-être des collaborateurs : stress, difficulté de concentration, manque d’intimité. L’espace collaboratif propose ainsi un juste équilibre entre le travail collectif et le travail individuel.
La combinaison idéale offre aux individus la possibilité de collaborer, de se socialiser mais également de se concentrer et de se régénérer. L’espace doit être fluide et multiplier les points de rencontres dans des postures et des moments très différents qui répondent aux besoins multiples de la journée de travail. L’espace collaboratif est un environnement flexible qui offre au salarié la possibilité de choisir son environnement de travail selon son besoin du moment, son envie, son humeur. Afin de mettre à l’honneur les échanges transversaux, et encourager l’interaction, l’entreprise doit privilégier des espaces de production collective, des espaces de convivialité mais également proposer des espaces de travail individuels aussi bien pour les collaborateurs sédentaires que pour les travailleurs nomades.
Des espaces de production collective
A l’heure du travail collaboratif, l’entreprise doit mettre à disposition de ses équipes les espaces qui favoriseront l’échange et la créativité. La salle de réunion se réinvente et prend des formes multiples pour répondre aux différents besoins immédiats des équipes : présentation clients, brainstorming, visio-conférences, one to one… Ces salles de réunion s’intègrent naturellement à l’espace de travail. Les collaborateurs peuvent ainsi passer aisément de l’un à l’autre en fonction de leurs besoins. Les espaces sont accessibles de manière spontanée ou organisée. Ils s’adaptent à la personnalité de chacun et respectent leur individualité. Cela est particulièrement bénéfique. En effet, l’objectif de la collaboration n’est pas l’assimilation d’une pensée unique mais justement la confrontation d’idées diverses.
Des espaces de convivialité
Au-delà de l’image anecdotique du baby-foot, les lieux de convivialité de l’entreprise comme la cafétéria, les espaces extérieurs, l’agora, … permettent les rencontres spontanées et les discussions informelles. Ces espaces ont démontré leur efficacité pour favoriser la complicité entre les collaborateurs, renforcer le sentiment d’appartenance à une équipe et assimiler la culture d’entreprise. Ils sont également de très bons atouts pour les services de Ressources Humaines dans le recrutement de talents. Ce sont, en effet, des espaces qui font la différence surtout auprès des jeunes diplômés.
Des espaces individuels
Au cœur de la ruche, il est primordial de ne pas négliger le travail individuel. Le tout collaboratif n’existe pas et chacun doit pouvoir s’isoler. Il serait illusoire de vouloir dessiner une frontière nette entre travail collaboratif au bureau et travail individuel à la maison. La journée 100% collaborative n’existe pas.
De nombreuses solutions d’aménagement et de mobilier existent pour créer de l’espace individuel au sein d’espaces collaboratifs. Espaces de plug and play dans des fauteuils cosy ou sur des tabourets hauts dynamiques, cabines téléphoniques, alcôves enveloppantes, bulles de confidentialité, postes de travail plus classiques en flex office…
Le bureau se réinvente pour établir son statut de cœur vivant de l’entreprise. Il est lieu qui permet de maintenir le lien social et d’exprimer la culture de l’entreprise. Il doit s’imposer comme le hub de collaborativité où il est possible de faire le plein d’échanges, d’idées et d’inspirations.
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